Nel dinamico mondo del franchising, la gestione dei dati personali è diventata una questione centrale, non solo per rispettare le normative vigenti, ma anche per costruire e mantenere la fiducia tra franchisor, franchisee e clienti. La trasparenza nella gestione dei dati è quindi cruciale, ed è regolata da due normative principali: la Legge 6 maggio 2004, n. 129, che disciplina il franchising in Italia, e il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).
Esaminando la Legge 129/2004 sul franchising, notiamo che questa impone ai franchisor di fornire una serie di informazioni dettagliate ai potenziali franchisee almeno 30 giorni prima della firma del contratto. Tali informazioni devono includere dati essenziali sulla struttura del franchising, bilanci degli ultimi tre anni e dettagli sui procedimenti legali in corso, come specificato nell’Art. 4 della legge. Ad esempio, un franchisor dovrebbe fornire dettagli su come i dati dei clienti vengono raccolti e utilizzati, la tecnologia utilizzata per gestire le vendite e le politiche di protezione dei dati adottate. La ratio della normativa sta nella circostanza che, in questa maniera, non solo si aiutano i franchisee a comprendere meglio il funzionamento del business, ma li si rassicura anche sull’integrità e la sicurezza del sistema.
“La Legge 129/2004 sul franchisingimpone ai franchisor di fornire
una serie di informazioni dettagliate ai potenziali franchisee
almeno 30 giorni prima della firma del contratto”
Parallelamente, il GDPR richiede che il trattamento dei dati personali avvenga in modo trasparente. L’Articolo 12 del GDPR specifica che le informazioni relative al trattamento dei dati devono essere fornite in modo conciso, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, utilizzando un linguaggio chiaro e semplice. Inoltre, l’Articolo 13 del GDPR impone che i soggetti dei dati siano informati su come i loro dati verranno utilizzati, chi li tratterà e quali sono i loro diritti.
Per sviluppare politiche di privacy efficaci, è allora fondamentale chiarire le finalità per le quali i dati personali vengono raccolti e trattati. Questo deve essere fatto in conformità con l’Articolo 5 n.1 lett. b) del GDPR, che stabilisce il principio della limitazione delle finalità. Le politiche devono spiegare chiaramente quali dati vengono raccolti, come dati identificativi (nome, indirizzo), dati di contatto (e-mail, numero di telefono) e dati relativi alle transazioni (cronologia degli acquisti). Per esempio, se un franchisee utilizza un app di fidelizzazione per raccogliere dati dei clienti, le politiche di privacy devono informare chiaramente i clienti su chi gestisce i loro dati, per quali finalità e come possono esercitare i loro diritti.
Le politiche di privacy devono anche specificare la base giuridica per il trattamento dei dati, come richiesto dall’Articolo 6 del GDPR. Questo può includere il consenso dell’interessato, l’esecuzione di un contratto, l’adempimento di un obbligo legale o il legittimo interesse del titolare del trattamento. È importante informare gli interessati sui loro diritti, inclusi il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione al trattamento, conformemente agli Articoli 15-22 del GDPR.
Inoltre, le politiche devono chiarire con quali terze parti i dati personali possono essere condivisi, come fornitori di servizi IT, società di marketing o partner commerciali, e per quali finalità, in conformità con l’Articolo 13 n.1, lett. e) del GDPR. È essenziale indicare se i dati saranno trasferiti fuori dall’Unione Europea e, in tal caso, le misure di salvaguardia adottate, come richiesto dall’Articolo 13 n.1 lett. f) del Regolamento stesso. Per garantire la sicurezza dei dati, le privacy policy devono descrivere le misure tecniche e organizzative adottate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdite, alterazioni o distruzioni, come previsto dall’Articolo 32 del GDPR e mitigare così il rischio di perdita, cancellazione o diffusione fraudolenta delle informazioni. È inoltre importante specificare per quanto tempo i dati personali saranno conservati e i criteri utilizzati per determinare tale periodo, in conformità con l’Articolo 13 n. 2 lett. a) del Reg. UE 16/679.
Per garantire l’efficacia dello strumento delle privacy policy, i franchisor è bene che collaborino con esperti legali per la loro predisposizione, affinché queste siano conformi al GDPR e alla normativa italiana sul franchising. Queste politiche, inoltre, necessitano di essere riviste regolarmente per garantire che rimangano aggiornate rispetto alle modifiche normative, alle nuove prassi aziendali ma anche all’evoluzione dei rischi sui dati, seguendo il sistema di gestione indicato dal Ciclo di Deming, distinto nelle quattro fasi continue che consistono nel PLAN (pianificare)-DO (fare)-CHECK (verificare)-ACT (aggiornare) e di nuovo Plan-Do-Check-ACT … all’infinito. Inoltre, le politiche di privacy devono essere facilmente accessibili a tutti gli interessati, inclusi i clienti e i dipendenti dei franchisee, ed è bene che siano pubblicate sui siti web aziendali e nei punti vendita.
Altro elemento essenziale è la formazione continua per i franchisee e il loro personale, cruciale per garantire che tutti comprendano l’importanza della protezione dei dati e sappiano come implementare correttamente le politiche di privacy. Organizzare sessioni di formazione regolari, che includano aggiornamenti sui requisiti del GDPR e sulle migliori pratiche di protezione dei dati, può considerarsi un elemento chiave per il successo della rete di franchising.
Allo stesso modo, gli audit di conformità sono essenziali per verificare che le pratiche di trattamento dei dati siano allineate con le normative e con gli standard aziendali. Implementare un programma di audit regolare, che includa la revisione dei contratti, delle politiche di privacy e delle misure di sicurezza adottate dai franchisee, può meglio identificare e correggere eventuali problematiche, garantendo una gestione dei dati che sia sempre conforme e sicura.
“Implementare politiche di privacy chiare, offrire formazione continua, eseguire audit regolari e mantenere una comunicazione aperta sono passi fondamentali per garantire una gestione dei dati conforme e sicura”
Infine, di fondamentale importanza è anche mantenere una comunicazione trasparente e continua con i clienti riguardo alla gestione dei loro dati personali. Le aziende dovrebbero fornire aggiornamenti regolari attraverso e-mail, annunci sul sito web e comunicazioni nei punti vendita. Questi aggiornamenti dovrebbero spiegare eventuali modifiche alle politiche di gestione dei dati e ricordare ai clienti i loro diritti secondo il GDPR.
Per ulteriori approfondimenti su questi temi o per supporto nell’implementazione di pratiche di gestione dei dati più trasparenti e conformi, è consigliabile consultare esperti del settore specializzati in protezione dei dati e normative sul franchising. Questi professionisti possono fornire la guida necessaria per navigare con successo nel complesso panorama della protezione dei dati.
La trasparenza dei dati nel franchising non è quindi solo un requisito legale, ma una pratica di gestione essenziale che rafforza la fiducia dei clienti e la reputazione del franchising stesso. Implementare politiche di privacy chiare, offrire formazione continua, eseguire audit regolari e mantenere una comunicazione aperta sono passi fondamentali per garantire una gestione dei dati conforme e sicura. Queste pratiche non solo aiutano a evitare sanzioni, ma posizionano anche l’azienda come leader affidabile e responsabile nel settore del franchising.
Avv. Carlo Pikler (Centro Studi Privacy and Legal Advice)
Il 30% degli avventori che frequentano le Food Court dei centri commerciali le considera un...
